La normativa sui Rimborsi e le Trasferte

Com’è noto è possibile erogare somme a titolo di rimborso qualora il dipendente sostenga spese per conto del datore di lavoro. Queste somme non rientrino nel reddito del dipendente e di conseguenza non si applicano trattenute erariali e contributive. In virtù della particolare natura esente esistono dei limiti ben specifici.

Soggetti interessati

Sono percettori di somme ricevute a titolo di rimborso spese i seguenti soggetti:

• Lavoratori dipendenti;
• Collaboratori coordinati e continuativi, lavoratori a progetto, in quanto assimilati ai percettori di reddito di lavoro dipendente;

Definizione di Rimborso spese

Il rimborso delle spese consiste nella corresponsione di una somma in denaro da parte del datore di lavoro o committente al dipendente o collaboratore a titolo di risarcimento delle spese da questi sostenute per conto della società. Tale somma dev’essere uguale a quanto anticipato dal dipendente e idoneamente documentata.

Definizione di Trasferta

Si è in presenza di trasferta o missione quando il lavoratore svolge, in via transitoria e temporanea, l’attività lavorativa, su destinazione del proprio committente-datore, in un luogo diverso rispetto all’abituale sede di lavoro.

La sede di lavoro del dipendente o del collaboratore può essere:

• quella stabilita nel contratto di assunzione o nella lettera di incarico;
• la sede dell’impresa, se nel contratto di assunzione non è indicata la sede del lavoro;
• il domicilio fiscale del collaboratore, se risulta impossibile determinare contrattualmente la sede di lavoro o identificare tale sede con quella della società.

La sede di lavoro dell’amministratore può essere:

• la sede della società;
• quella stabilita dall’atto di nomina;
• il domicilio fiscale dell’amministratore stesso.

I Rimborsi spese legati alle Trasferte

L’articolo 51, comma 1, del TUIR dispone che “Il reddito di lavoro dipendente è costituito da tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro”. Tale disposizione sancisce il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente, ossia la totale imponibilità di tutto ciò che il dipendente riceve “in relazione al rapporto di lavoro”.

Il comma 5 dell’articolo 51 del TUIR reca una deroga espressa al principio di onnicomprensività, in sede di disciplina del trattamento fiscale delle indennità di trasferta erogate al lavoratore dipendente per la prestazione dell’attività lavorativa fuori dalla sede di lavoro e dei rimborsi di spese sostenute in occasione di dette trasferte.

Il trattamento fiscale di dette somme è differenziato a seconda che l’attività sia svolta o meno nell’ambito del territorio del comune in cui è stabilita la sede di lavoro:

1. nel primo caso le somme rientrano nel reddito di lavoro dipendente e quindi non sono esenti;
2. nel secondo caso il TUIR prevede tre sistemi tra loro alternativi di rimborso delle spese sostenute dal dipendente: il sistema forfettario, il sistema analitico ed il sistema misto.

Il sistema Forfetario

Il sistema forfetario prevede un’indennità giornaliera determinata in via forfetaria diretta a rimborsare le spese sostenute, esente fino all’importo di 46,48 euro al giorno, elevato a euro 77,47 per le trasferte all’estero. Nonostante l’indennità non sia legata agli importi effettivamente spesi dal dipendente-collaboratore, dev’essere sempre giustificata da documentazione che comprovi l’effettivo svolgimento della trasferta.

Il sistema Analitico

Il sistema analitico o a “piè di lista” prevede l’esenzione delle spese analiticamente elencate con adeguata documentazione (fatture, ricevute) delle spese di vitto e alloggio oltre all’esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente dei “rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di 15,49 euro, elevati a 25,82 euro per le trasferte all’estero”. Con circolare n. 326/E del 23 dicembre 1997 par. 2.4.1 sono state ricomprese tra le altre spese riconducibili alle franchigie suddette, quelle relative alla “lavanderia, il telefono, il parcheggio, le mance etc. (….).“Sono invece interamente imponibili tutte quelle somme sostenute non inerenti alla trasferta di lavoro.

Il sistema Misto

Il sistema misto prevede una combinazione del sistema forfetario e di quello analitico. È possibile infatti erogare un’indennità forfetaria in aggiunta al rimborso analitico delle spese di vitto e/o di alloggio. Il sistema misto prevede limiti di esenzione dell’indennità di trasferta ridotti rispetto al rimborso forfetario “puro”. In base alla previsione normativa, “In caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo”. Tale “limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto”.

Le franchigie di euro 46,48 euro e 77,47 euro sono pertanto ridotte:

1. di 1/3 (franchigia di 30,99 euro, elevata a 61,65 euro per le trasferte all’estero) nel caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, o di alloggio o vitto forniti gratuitamente;
2. di 2/3 (franchigia di 15,49 euro, elevata a 25,82 per le trasferte all’estero) nel caso di rimborso delle spese di vitto e alloggio, o vitto e alloggio forniti gratuitamente.

Rimborso delle spese di viaggio 

In tutti e 3 i sistemi previsti dal TUIR i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto sono sempre esclusi dall’imponibile purché idoneamente documentate e purché siano sempre riferite a trasferte al di fuori del territorio comunale della sede di lavoro. Qualora il dipendente in caso di trasferta utilizzi il proprio automezzo privato di trasporto (sono quindi escluse le autovetture aziendali o ad uso promiscuo) è possibile erogare un’indennità chilometrica a rimborso delle spese di usura, di carburante e RCA. La Circolare Ministeriale n. 326/E1997 chiarisce la necessità che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza e al tipo di automezzo usato dal dipendente. Per calcolare il limite di esenzione è necessario utilizzare le apposite tabelle ACI che calcolano i costi complessivi sostenuti dal dipendente a seconda della percorrenza annua richiesta al lavoratore.

Dr Alessandro Raimondi
Consulente del Lavoro